A rotina da gestão pública envolve grande volume de documentos, contratos e processos que dependem de assinatura para seguir adiante. Quando todo esse material é impresso, os custos com papel, impressão, armazenamento e logística aumentam rapidamente e ainda geram impacto ambiental.
Nesse contexto, assinar digitalmente torna-se um caminho natural para modernizar a administração e, principalmente, reduzir gastos com a impressão de documentos físicos em um órgão público. Pensando na importância do assunto, resolvemos trazer este conteúdo.
Nele, mostraremos o funcionamento da assinatura digital, a contribuição que ela traz para a redução de custos e como dar os primeiros passos para implementar essa prática na sua instituição. Continue lendo!
O que é assinatura digital e como ela funciona?
A assinatura digital é um recurso criado para validar documentos e processos eletrônicos com segurança. Ela usa um sistema de criptografia que conecta o documento à identidade de quem assinou, garantindo a validade jurídica e a confiabilidade dos dados existentes.
No Brasil, a assinatura digital está ligada à certificação da ICP-Brasil. Esse modelo funciona como uma identidade eletrônica para pessoas físicas, jurídicas e órgãos públicos. Com ele, o gestor e os servidores conseguem assinar documentos oficiais e seguir as normas de governo digital e proteção de dados.
A legislação brasileira reconhece a validade jurídica desse processo desde 2001 com a Medida Provisória 2.200-2, que estabelece que documentos assinados digitalmente têm o mesmo valor de papéis assinados manualmente, desde que o certificado seja emitido dentro do padrão da ICP-Brasil.
Além disso, o Brasil também conta com a Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, que define regras para uso de assinaturas em interações envolvendo entes públicos e privados.
Diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica
O que torna a assinatura digital muito diferente da eletrônica é o fato de ela utilizar o certificado emitido pela ICP-Brasil. Por isso, é usada em contratos administrativos, licitações ou processos que envolvem maior responsabilidade.
Por outro lado, a assinatura eletrônica é mais simples. Ela pode ser feita com login e senha, token ou código enviado por e-mail. Ela serve muito bem para situações cotidianas, mas nem sempre tem o mesmo peso legal.
Na prática, um contrato de fornecimento assinado entre prefeitura e empresa precisa da assinatura digital para ter valor jurídico pleno. Já a solicitação de férias de um servidor pode ser registrada com uma assinatura eletrônica dentro do sistema da prefeitura, por exemplo.
Quais são os custos relacionados ao uso excessivo de papel na gestão pública?
O uso contínuo de papel impacta diretamente o orçamento das prefeituras e traz consequências ambientais que passam muitas vezes despercebidas.
Para compreender a dimensão desse problema, vale observar cada ponto em detalhe. Continue a leitura e veja como esses custos afetam a rotina das instituições públicas.
Custos diretos
Cada documento impresso envolve gastos com papel, tinta, manutenção de impressoras e energia elétrica. Esses custos parecem pequenos no dia a dia, mas somados ao longo de meses representam uma parcela significativa do orçamento.
Outro ponto importante é o armazenamento físico. Arquivar milhares de páginas exige espaço, armários e até locação de salas inteiras destinadas apenas a guardar papéis.
Também há despesas com transporte de documentos entre secretarias, prefeituras e órgãos de controle, o que amplia ainda mais a conta.
Custos indiretos
O impacto não está apenas no orçamento visível. Processos em papel levam mais tempo para circular entre setores, o que atrasa decisões e causa retrabalho.
Imagine um processo que precisa de várias assinaturas em diferentes departamentos. Cada deslocamento físico significa dias de espera. A coisa piora quando há falhas ou extravios no percurso. Nesse caso, a equipe precisa repetir etapas, aumentando o tempo de conclusão de um processo que poderia ser simples.
Assim, o custo indireto se manifesta em perda de produtividade e sobrecarga das equipes. Além disso, há também a insatisfação por parte dos munícipes, que precisam esperar dias (ou até mesmo semanas e meses) para ter a solução de algum problema.
Impactos ambientais
O consumo elevado de papel pressiona a cadeia produtiva ligada à extração de recursos naturais. Segundo a WWF, a produção de uma tonelada de papel consome até 100 mil litros de água e libera quantidades significativas de CO₂ na atmosfera.
Em prefeituras e câmaras municipais, o uso contínuo desse recurso gera impacto ambiental direto, aumentando a pegada de carbono das instituições.
Portanto, a redução desse consumo vai além da economia financeira. Trata-se de um compromisso com a sustentabilidade e com políticas públicas de responsabilidade socioambiental.
Como a assinatura digital reduz gastos e acelera processos?
Quando uma prefeitura decide assinar digitalmente seus documentos, ela muda não só a forma de trabalhar, mas também a maneira como organiza os recursos.
Os ganhos aparecem em economia, transparência e agilidade, pontos cada vez mais importantes na gestão pública. Continue lendo e veja como essa tecnologia transforma os processos.
Redução de custos operacionais
O primeiro impacto surge na economia direta. Impressões deixam de ser necessárias, assim como a compra constante de insumos para manter as impressoras em funcionamento.
A ausência de papel físico também elimina a necessidade de arquivos volumosos e reduz despesas com transporte de documentos entre departamentos ou até mesmo entre cidades.
Essa redução de custos pode ser percebida no caso do programa Vila Velha Ágil, que contou com a participação da Ágape Consultoria e utilizou o NoPaper Cloud como base tecnológica para a implementação das assinaturas digitais.
Com a implementação, ocorreu uma redução expressiva nos custos operacionais da prefeitura, especialmente, em áreas como abertura e licenciamento de empresas.
Além disso, as secretarias e demais órgãos municipais passaram a ter mais previsibilidade e transparência nos processos, que passaram a tramitar exclusivamente de forma eletrônica.
Aumento da segurança
Outro ponto importante é a proteção das informações. A assinatura digital utiliza criptografia, o que impede alterações não autorizadas e garante que o conteúdo permaneça íntegro.
Cada documento passa a ter rastreabilidade, o que fortalece a transparência dos atos administrativos e diminui riscos de fraudes em contratos ou processos licitatórios.
Mais agilidade nos processos burocráticos
Com a assinatura digital, fluxos que antes demoravam semanas podem ser concluídos em horas. Assim, o gestor não precisa estar fisicamente no gabinete ou deslocar papéis entre secretarias. A tramitação eletrônica acelera decisões, libera tempo dos servidores e contribui para que o cidadão tenha respostas mais rápidas.
Melhoria na transparência e prestação de contas
A digitalização também facilita a prestação de contas. Documentos ficam registrados em sistemas eletrônicos e podem ser consultados de maneira simples sempre que órgãos de controle ou cidadãos solicitarem.
Essa disponibilidade fortalece a confiança na administração e mostra um compromisso com práticas modernas de governança pública.
Como começar a assinar digitalmente?
Migrar para um modelo em que os documentos possam ser assinados digitalmente exige uma visão clara do caminho a seguir. Não se trata apenas de trocar o papel por arquivos eletrônicos.
Aqui, estamos tratando de uma mudança de rotina que precisa ser planejada, estruturada e comunicada às equipes. Veja a seguir como essa transição pode ser feita em etapas simples.
Passo 1: Mapear os fluxos de documentos
Toda transformação começa pelo diagnóstico. A gestão pública deve identificar quais setores mais produzem documentos, quais trâmites ainda dependem de papel e onde estão os pontos de atraso.
Esse mapeamento revela gargalos que passam despercebidos no dia a dia. Uma secretaria de saúde, por exemplo, pode descobrir que pedidos de exames circulam por várias mesas antes de serem concluídos.
Em outro cenário, o setor de educação pode perceber que processos simples, como solicitações de matrícula ou transferência escolar, passam por diferentes departamentos antes da aprovação final.
Esse excesso de etapas retarda a entrega do serviço e aumenta o risco de perda de documentos. Por isso, o mapeamento inicial das tarefas digitais e dos fluxos de documentos é tão importante.
Passo 2: Escolher uma plataforma de assinatura digital
Com os fluxos mapeados, chega o momento de selecionar a ferramenta. A plataforma precisa estar adequada à legislação brasileira e permitir integração com sistemas já usados na prefeitura.
Não basta apenas oferecer o recurso de assinar arquivos. É necessário que o sistema organize os documentos, registre os acessos e mantenha histórico das ações. Além disso, é importante que a ferramenta esteja em conformidade com as leis que regulamentam a assinatura digital no Brasil.
Passo 3: Implantar a certificação digital
O próximo passo é criar condições para que os gestores possam assinar documentos oficiais. Isso exige a emissão de certificados digitais vinculados à ICP-Brasil. Em uma prefeitura, por exemplo, a implantação pode começar pela secretaria de administração, que concentra contratos e licitações.
Depois, a tecnologia pode ser expandida para outros setores, sempre respeitando a prioridade de documentos que exigem maior segurança jurídica.
Passo 4: Treinar equipes e criar políticas de uso
De nada adianta uma boa tecnologia se as equipes não souberem utilizá-la. Por isso, o treinamento é indispensável. Os servidores precisam entender como acessar a plataforma, como assinar arquivos e como consultar documentos já registrados.
Além disso, a gestão deve definir regras internas, como prazos de assinatura, fluxos de revisão e formas de arquivamento eletrônico. Essas políticas funcionam como um guia que dá clareza ao processo e evita dúvidas no dia a dia.
Passo 5: Monitorar resultados e manter a conformidade legal
Depois de implantada a assinatura digital, a gestão pública precisa acompanhar os resultados de perto. Monitorar indicadores como tempo médio de tramitação, redução nos gastos com papel e aumento no volume de documentos eletrônicos ajuda a medir os ganhos.
Outro cuidado é verificar se todos os processos continuam em conformidade com a LGPD e com as normas de governo digital. Portanto, revisar práticas periodicamente mantém a segurança e reforça a credibilidade do projeto.
Por fim, não há como negar que a possibilidade de assinar digitalmente os documentos transforma a rotina da gestão pública por completo. O uso dessa tecnologia reduz custos, agiliza processos e amplia a transparência, criando um modelo administrativo moderno e sustentável.Para transformar essa visão em realidade, a NoPaper Cloud oferece as ferramentas necessárias para digitalizar documentos com segurança e reduzir custos na gestão pública. Acesse o nosso site para conhecer de perto todas as funcionalidades!
