Na 13ª edição do Direto da Nuvem, vamos guiar você, passo a passo, para aprimorar o mapeamento de processos. Descubra com a NoPaper Cloud as técnicas essenciais para compreender e otimizar suas operações de forma eficiente. Prepare-se para aprofundar seus conhecimentos e elevar sua habilidade na gestão de processos nesta edição imperdível. Vamos lá?
Defina quais processos serão mapeados:
Na hora de escolher entre um processo e outro, vale a pena se perguntar: Por que preciso mapear esse processo? Qual a criticidade desse processo? Quais os riscos envolvidos nesse processo? Esse processo precisa atender a normas e regulações? Se sim, quais? Qual o nível de detalhamento mais adequado para esse processo? Lembre-se: quanto maior a complexidade e o risco do processo, maior deverá ser o nível do detalhamento.
Monte um mapa de processo para o processo escolhido:
Identifique as entradas e saídas de cada etapa do processo. As entradas são materiais, informações ou recursos necessários para a realização das atividades, enquanto as saídas são os resultados do processo. Algumas técnicas de mapeamento de processos que podem ajudar: Design Thinking, Matriz SIPOC, Diagrama de tartaruga, fluxograma, entre outros.
Verifique e valide o mapeamento do processo:
Validar significa legitimar o novo processo: assegurar que as pessoas realmente compreendem o processo e acreditam nele. Atenção: Se o seu objetivo com o mapeamento for documentar ou padronizar o processo, pule as etapas 4 e 5 e vá direto para a etapa 6. Mas, se o seu objetivo for otimizar, seja através da melhoria ou da transformação, leia atentamente as instruções que te daremos nas próximas etapas.
Modele o processo:
É o momento de se perguntar: “Como melhorar o processo para que ele faça sentido e atenda às necessidades da organização, gerando valor aos clientes?” Dica: Depois de modelar o processo, será necessário fazer um novo mapa de processo com o fluxo de trabalho remodelado (TO-BE) e validá-lo com o responsável e as demais pessoas envolvidas no processo.
Automatize o processo:
O novo processo será desenhado a partir de um novo fluxo de trabalho que pode envolver automações de várias atividades, antes feitas manualmente ou por meio de sistemas distintos. Deve-se considerar aqui todo o investimento com softwares e treinamento de pessoal, inevitável nessa etapa.
Monitore o andamento do processo:
O acompanhamento periódico dos resultados dos processos internos pode ser considerado como a última etapa do mapeamento de processos. Utilizar um sistema de indicadores-chave de performance (KPIs) é o mais indicado para medir os resultados dos processos.
Alinhados com as atuais tendências, na NoPaper Cloud, dedicamo-nos a fornecer conhecimentos que fortaleçam o setor público e impulsionem a eficiência na gestão de processos. Caso tenha interesse em aprofundar essa discussão e explorar as soluções oferecidas pela NoPaper Cloud, clique neste link para agendar uma apresentação gratuita.
Esperamos que essas técnicas impulsionem suas operações. Junte-se a nós nesta jornada para criar governanças e cidades cada vez mais conectadas, eficientes e inclusivas. Inscreva-se em nossa newsletter e fique por dentro do universo digital.
Até a próxima edição do Direto da Nuvem!
Um abraço!
